Anmälan av personuppgiftsbehandling för forskning

Linnéuniversitetet är formellt ansvarig för personuppgiftsbehandlingar som sker inom Linnéuniversitetet. Det innebär att personuppgifter som hanteras inom forskning ska anmälas till den förteckning som förs av Linnéuniversitetet.

Anmälan ska inte innehålla några av de insamlade uppgifterna utan bara information om själva hanteringen.

• Benämning
  Behandlingens namn. Detta är något du själv bestämmer men det bör vara något beskrivande och som gör det lätt att hitta.
• Beskriv ändamålet med behandling av personuppgifter
  Vad är syftet med behandlingen? Beskrivningen behöver inte vara mer än en mening eller två så att det går att få en förståelse för vad behandlingen har som mål utan att det förklaras i detalj. För forskningsprojekt är ändamålet kopplat till forskningsfrågan.
• Beskriv vilka kategorier av grupper vars personuppgifter kommer samlas in
  Här listas de grupper vars personuppgifter samlas in. Det kan exempelvis vara ”studenter och lärare vid universitetet” om det är ett studieadministrativt system eller den kan vara en mer specifik grupp om det är ett forskningsprojekt.
• Beskriv vilka kategorier av personuppgifter som samlas in:
  Vilka personuppgifter samlas in? Det kan vara allt ifrån sådant som namn, adress, kontaktuppgifter av olika slag till kombinationer av uppgifter som gör att man kan identifiera en enskild person. Skriv ner samtliga typer av personuppgifter som samlas in (men inte själva uppgifterna).
• Externa mottagare
  Ja

  Nej
  Kommer personuppgifterna som används att lämnas ut till en tredje part? Detta kan exempelvis vara fallet om vi använder en extern part för transkribering eller lagring i någon molntjänst. Det kan också vara parter som vi samarbetar med i projektet.
• Ange externa mottagare
• Överföring till tredje land
  Ja

  Nej
  Här anges eventuell överföring av uppgifterna till land utanför EU/EES. Detta kan exempelvis vara aktuellt om man använder en molntjänst som ägs av ett företag utanför EU/EES.
• Tekniska skyddsåtgärder
  Hur är de insamlade uppgifterna skyddade tekniskt? Måste man logga in för att få tillgång och i så fall med vilket konto? I vilket system är de skyddade? Finns det Backup? Notera var informationen kommer att lagras medan arbetet pågår och hur den är skyddad.
• Administrativa skyddsåtgärder
  Som administrativa skyddsåtgärder räknas regler om exempelvis vem som har tillgång till uppgifterna, vem som avgör det, vilken utbildning som är nödvändig innan man får tillgång etc. Hit räknas också logghantering och andra kontrollfunktioner. Om det förekommer överföring till tredje land är det viktigt att redovisa hur de överförda personuppgifterna skyddas.
• Hur länge kommer uppgifterna att sparas?
  Hur länge kommer de insamlade uppgifterna att behandlas? Det är bra om det finns ett datum men det går också bra att skriva ner vad som avgör hur länge de ska behandlas innan de antingen raderas eller arkiveras.
• Datum för radering
• Anteckningar
  Ange t ex eventuella ytterligare personuppgiftsansvariga
• Kontaktuppgifter
  Skriv in kontaktuppgifter för behandlingens kontaktperson (namn tillsammans med E-post eller telefonnummer)
• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer